Produktive Meetings: 10 Tipps für vor, während und danach.

Manche von uns verbringen bis zu 70 % ihrer Zeit in Meetings und 65 % von uns geben an, dass Meetings Sie von ihrer eigentlichen Arbeit abhalten. Sehr frustrierend, wenn so viel Ihrer Zeit nicht gewinnbringend ist. Preview: Schlechte Meetings kosten unsere Psyche und allein in Deutschland jährlich 74 Milliarden Euro. Zwei Ressourcen, mit denen wir gut wirtschaften sollten.

Inhaltsverzeichnis:

2 Wege, um Meetings effektiver zu gestalten

Tipps für die Organisation von Meetings

Tipps für das Verhalten in Meetings

Die Rolle der Führungskraft ist das Vorleben

Flexibilität bewahren

Nice to know

3 Sätze die Sie in schwierigen Meetings retten

2 Wege, um Meetings effektiver zu gestalten

Sie können den Rahmen der Meetings verändern, also organisatorische Aspekte so planen, dass sie einen positiven Einfluss bringen. Oder Sie verändern die Verhaltensregeln, um positivere Arbeitsprozesse in Gang zu bringen. Die folgenden Tipps sind sowohl für Online-Meetings als auch für Treffen in Präsenz umsetzbar.

Tipps für die Organisation von Meetings

1. Planen Sie das Meeting akkurat

Verschicken Sie Einladungen nicht nur mit dem Titel: “Meeting-Marketing”, sondern benennen Sie spezifisch: “Marketing Paid-Ads-Kampagne Sommer”. So steht das Thema des Meetings im Vordergrund. So stärken Sie das Bewusstsein für die Inhalte.
Im besten Fall schicken Sie noch eine Agenda mit. Diese sollte dringend realistisch sein, sonst überschlagen Sie sich.

2. Check-in und Check-out

Erläutern Sie zu Beginn den Zweck und das Ziel des Meetings. Sie schaffen eine klare Agenda für das Meeting und was erreicht werden soll. Auch in der Arbeitswelt sind Meetings ein soziales Zusammenkommen, planen Sie deshalb gern anfangs ein paar Minuten für Smalltalk ein.
Halten Sie kurz vor Ende ein Check-out, in dem kurz die Ergebnisse des Meetings wiederholt werden und die Verantwortlichkeiten für die Umsetzung bis zum nächsten Meeting geklärt werden. “Wer macht was, bis wann?” ist Ihr Schlüsselsatz.

3. Teilnehmende begrenzen

Oft gibt es den Drang, so viel Wissen wie möglich an einen Tisch zu bekommen, gerade bei schwierigen Themen und Entscheidungen. Da liegt es nahe, weitere Personen einzuladen, um ein größeres Bild zu bekommen. Das ist ein Trugschluss. Laden Sie nur die Leute ein, die aktiv am Projekt arbeiten werden. Studien zeigten, dass die optimale Gruppengröße für Entscheidungen zwischen 4 und 8 liegt. Manche Unternehmen schreiben sogar Regeln vor, die besagen, dass Meetings mit maximal 7 Teilnehmenden geführt werden.   

4. Rollen und Meeting Minutes

Rollen sind eine super Möglichkeit, um die Meeting-Effizienz zu beeinflussen. Je nach Anzahl der Teilnehmenden können Sie Rollen wie Moderation oder Timekeeper einführen. Die Aufgabe der Moderation ist es, ausschweifende Diskussionen zum Kernthema zurückzuleiten, durch die Tagesordnungspunkte zu dirigieren und bei Notwendigkeit eine Pause einzulegen. Time-Keeper haben die Zeit pro Thema und Gesamtlänge des Meetings im Blick.

5. Zeit

„15:00 – 16:00 Uhr dann, ja?” kommt locker flockig von den Lippen und die Wahrheit spricht Bände.  Die letzten 15 Meetingminuten werden häufig für Themen fern des Kern-Themas genutzt und Oft kommt es vor, dass Meetingzeiten länger gesetzt werden als nötig. Setzen Sie Meetings kürzer an, dass gibt den Teilnehmenden auch die Zeit sich auf nachstehende Tätigkeiten vorzubereiten.

Tipps für das Verhalten in Meetings

Natürlich sind, nicht alle Regeln für Ihr Team gemacht und es werden sich nicht alle an jede Regel halten, aber ein Grundsystem für die Zusammenarbeit mit festen Regeln bietet den Teilnehmenden eine klare Orientierung. Mit der Zeit werden sich die Teilnehmenden auch gegenseitig verantwortlich halten.

6. Fokus auf die Zusammenarbeit

Bedenken Sie, in der Regel sind Meetings ein Mittel, um Probleme zu lösen oder anstehende Themen anzugehen. Dies sollte auch, sofern es sich nicht um ein informelles Meeting handelt, im Vordergrund stehen. Bleiben Sie also beim Thema und arbeiten Sie gemeinsam und miteinander an den Herausforderungen, die vor Ihnen liegen.

7. Präsenz

Körperlich sind natürlich alle anwesend, aber seien Sie es auch mental. Seien Sie pünktlich und bringen Sie sich ein. Vermeiden Sie mögliche Ablenkungen, vor allem durch Multitasking oder Nutzung von Handys und Laptops, wenn es nicht notwendig ist oder das Meeting nicht in Präsenz stattfindet.  

8. Neugierde fördern

30 – 50 % der Teilnehmenden beteiligen sich aktiv und der Rest hört zu. Häufig gibt es dabei keinen Platz für Zwischenfragen und eventuell wichtige Aspekte oder Lösungsvorschläge bleiben unbesprochen. Ein typischer Meeting-Charakter. Dabei entstehen Lösungen im Verstehen und Entdecken. Begrüßen Sie Neugierde, auch die derjenigen, die sich eher zurückhalten. Natürlich nicht vor allen, sondern persönlich.

9. Fairness

Meinungsverschiedenheiten sind Teil einer bereichernden Diskussionskultur. Bis zu einem bestimmten Grad sind sie förderlich für die Lösung des Meeting-Themas, doch werden Sie nicht zu persönlich in der Verteidigung der Meinungen. Bleiben Sie fair und beim Thema. Wenn Sie Kritik üben, dann inhaltlich am Thema und nicht an Personen.

10. Teilnahme

Wird Sie erstmal überraschen, aber wirkt. Wenn Sie in einem Meeting nichts beizutragen haben, nehmen Sie nicht teil. Nutzen Sie die Zeit für Ihre Aufgaben. Das spart die Ressourcen und schärft den Fokus der Teilnehmenden.

Die Rolle der Führungskraft ist das Vorleben

Entscheiden Sie im Team, welche der Regeln und Maßnahmen für sich gewinnbringend sein können und leben Sie sie vor. Auch mit den vielleicht unangenehmen Aspekten wie Fragen stellen zu den Themen, die Sie nicht kennen. Damit laden Sie die Kollegen ein es ihnen gleich zu tun und halten die Verantwortung.

Flexibilität bewahren

Nicht jede dieser Maßnahmen, zur effektiveren Gestaltung von Meetings wird helfen oder direkt umsetzbar sein. Suchen Sie sich eine oder zwei aus und implementieren Sie weitere mit der Zeit. Evaluieren Sie ebenfalls regelmäßig den Mehrwert der Maßnahmen qualitativ und quantitativ. So können Sie langfristig die Qualität der Meetings verbessern, ohne zu viel Druck aufzubauen und Überforderungen vermeiden.

Nice to know

• Meetings im Stehen sind im Schnitt 34 % kürzer bei mindestens gleicher Ergebnisqualität.

• Der HiPPO-Effekt (Highest Paid Person's Opinion) dominiert ~ 9 von 10 Meetings die Diskussion und wird von anderen akzeptiert.

• Kamera einschalten macht einen Unterschied: Teilnehmer mit Kamera sind aktiver, fühlen sich eingebundener und tragen mehr bei.

3 Sätze die Sie in schwierigen Meetings retten

1. Was müsste passieren, damit wir dieses Projekt als Erfolg werten?

2. Was wäre, wenn wir gar nichts tun? Welche Konsequenzen hätte das?

3. Ich verstehe Ihren Punkt. Wie können wir das Problem lösen, ohne andere zu übergehen?

Was steht zwischen Ihnen und produktiven Meetings?

Mit diesen Regeln und Tipps werden Sie Meetings in Zukunft als produktive Get-togethers, statt frustenden Zeitfressern erleben. Wenn Sie doch Hilfe in Ihrer Meetingkultur brauchen, buchen Sie sich jetzt ein kostenfreies Erstgespräch.

Quellenverzeichnis:

CIPD. (2023). Productive meetings: An evidence review. Chartered Institute of Personnel and Development. https://www.cipd.org/globalassets/media/knowledge/knowledge-hub/evidence-reviews/2023-pdfs/8385-productive-meetings-practice-summary_tcm18-113168.pdf

Doodle. (2019). The state of meetings in 2019: Insights and trends. https://doodle.com/en/resources/research-and-reports-/the-state-of-meetings-2019/

Kushlev, K., & Epstein-Shuman, A. (2021). The fatiguing effects of camera use in virtual meetings. Computers in Human Behavior, 125, 106939. https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/34423999/

Rogelberg, S. G. (2018). The surprising science of meetings: How you can lead your team to peak performance. Oxford University Press. https://books.google.com/books/about/The_Surprising_Science_of_Meetings.html?id=MoN8DwAAQBAJ

University of Reading. (2022). Meeting reduction and productivity [oder die passende Forschungs-/Pressefassung zur zitierten Aussage]. https://www.reading.ac.uk/